お役立ちコラム

国全体で取り組みが推進されている「働き方改革」。
少子高齢化に伴う労働人口の減少や、介護や育児と仕事の両立など、社会全体や労働環境のニーズの変化に伴い、多様な人が働きやすい職場環境をつくるなど、働き方改革の目的は多岐にわたります。その一環として、全国各地の企業で導入が進められているのが「テレワーク」です。

これまで「テレワーク」を導入するメリット、デメリットの解決策、導入事例も交えて解説しましたが、今回は実際どのようにテレワークを導入していくか、導入の目的を見定めることから、進め方やプロセスを詳しくご紹介します。

テレワーク導入の「目的」を決める

テレワーク導入を進めるにあたって最も大切なのが「テレワークを導入する目的」を明確にさせることです。
テレワーク導入の目的としては…

◎働き方改革
ワークライフバランスの実現・長時間労働の削減

◎生産性向上
業務効率化で作業時間に余裕が生まれることで、従業員の自己研鑽の時間確保・個々のスキルアップが実現。今まで以上に顧客への迅速な対応が可能に。

◎人材育成と確保
従業員の離職を軽減・従業員のキャリアの継続・従業員の自己管理力の向上

◎災害時のリスク対策など事業の継続
地震や台風など災害時の事業継続・感染症対策

◎コストカット
通勤費の削減・オフィスの賃貸費用、光熱費、紙などの雑費のコスト削減

などが挙げられます。

ただ何となく「周りで始めた企業が多いから」と始めてみても、事業内容や企業としてのあるべき姿の違いによって、テレワークの目的や進め方も大きく変わります。
まずは、目的をはっきりとさせ、テレワークによってどのようなメリットを得たいか、という視点を取り入れながら、導入目的を定めていくのがよいでしょう。

テレワーク導入の範囲を決定する

テレワーク導入の目的が決まったら、対象者・対象業務・実施頻度など、どの範囲までテレワークを導入・浸透させるか、その範囲を決める必要があります。
全社一斉に実施するのは実務、経費の面でも負担が大きくなる恐れがあるため、導入して進められるところから、少しずつ対象範囲を広げていくのがおすすめです。
導入範囲を決定する、3つのポイントを紹介します。

プロジェクトメンバー・対象者や対象部門の選定

ITに詳しい情報システム部門や人事総務部門などから横断的にプロジェクトメンバーを選定し、トライアルを行う部署や部門を選定します。
導入のコアとなるメンバーや部門を決定することで、導入がスムーズに進みやすくなります。
選定後にテレワーク導入の効果検証を行った上で、徐々に対象部門・対象者数を拡大していきます。

対象業務の決定

業務全体の中でテレワークができる業務を選定します。
例えば、事務作業がメインで少人数の部署などは、テレワークの導入が比較的進めやすい傾向にあります。仮導入ができそうな部署や優先的に導入したい部署の目星をつけておきましょう。

実施頻度の決定

テレワーク導入初期段階では、テレワークに慣れるためにも週1回程度など、実施頻度を少なめに設定します。突発的な業務や繁忙期との重なりを考えて、実施期間は少なくとも3ヶ月以上を設定しましょう。

導入範囲決定後、テレワーク実現に向けた現状把握のポイント

対象者やプロジェクトメンバー、テレワークを導入する業務や頻度が決まったら、現状課題を確認していきましょう。
テレワーク導入後にどれだけ業務効率が変化したかを確認するために、導入前の自社の現状を把握する必要があります。自社の現状把握については、以下の項目について確認してみましょう。

☑業務環境
テレワークが可能なシステムがあるか、導入にはどういったシステムや設備が必要かをチェックします。
☑書類関係
書類の種類にはどんなものがあるか、デジタル化に向いている書類はどんなものがあるかを検討します。
☑業務時間
それぞれの業務にどの程度の時間がかかっているか、部門ごとの業務時間の差を洗い出します。
☑セキュリティ
顧客情報など、対策が必要な個人情報を扱っているかを確認します。
☑連絡手段
チャットやメールなど、どんな手段を使っているか、テレワーク時でも利用可能かを検討します。

以上の項目を踏まえ、テレワークで行える可能性がある業務と出社が必要な業務を区別していきましょう。

現状把握して具体的な導入方法を決定する

現状把握ができたら、具体的にテレワークを導入する準備を進めていきます。
テレワークの導入前に以下の項目を整備・準備しましょう。

• テレワークの形態：在宅勤務、サテライトオフィス、モバイルワーク
• 労務管理：勤怠管理、就業規則、人事評価など
• 業務ルール：チーム体制、連絡手段など
• 作業環境：デジタル端末、システム、備品など
• 書類の扱い：デジタル化の方法
• 研修：テレワーク導入時の研修内容

テレワークを導入し運用していく上では、上記の準備が必要です。トライアルの段階では、細かい部分についての規定は省略しても問題ありませんが、あらかじめ最低限のルールや規程を作っておくと導入した際にスムーズに運用開始できます。自社にあったスタイルを見つけていきましょう。

テレワークの仮導入・改善点の洗い出し・本導入を実施する

テレワーク導入に向けた準備が整ったら、本導入に先駆けて仮導入を行いましょう。
仮導入から本導入を実施するまでの流れとポイントを紹介します。

仮導入

準備が終わったら、一部の部署など限られた範囲に仮導入してみましょう。実際に導入して運用することで、新たな問題点や必要な備品などが明確になります。まずは限られた範囲でテレワークの導入を行います。

改善点の洗い出し

事前に確認した現状課題と照らし合わせながら、仮導入後に見えてきた改善点を洗い出していきます。
テレワーク導入で、業務効率がどのように変化したかを確認しましょう。従業員や顧客の満足度、コスト面・業務効率や残業時間の変化、ワークライフバランスなどについても、仮導入における評価を行うことで本導入に向けて対策できます。

本導入

仮導入で洗い出した問題点や改善点を見直したら、本格的にテレワークを導入していきます。
導入範囲を広げたり、実施期間を伸ばすなど、本導入においても段階的に行なっていくことで、社員や企業全体の混乱を最小限に抑えることができます。

テレワーク導入時の3つのポイント

仮導入・本導入の際には、下記のポイントについて抑えておくと、導入後のトラブルも未然に防ぐことができます。

セキュリティ対策

テレワークはそれぞれの社員がデジタル端末を使って社内のデータを扱うため、通常のオフィス勤務と比べて、情報漏洩のリスクが高いといわれます。
情報漏洩や流出を防ぐためにも、セキュリティ対策は必須です。どういったサービスを利用するかを定めておく必要があります。

近藤商会ではテレワーク導入に伴う「セキュリティ対策サービス」も行っています。ご相談者様の情報セキュリティに対するお考え、現在行っている対策などについてのヒアリングをした上で、支援内容のご相談や支援範囲の決定をしていますのでお気軽にご相談ください。

経費負担についてルールを設ける

デジタル端末やデスク・チェア、インターネット環境の整備、その他の備品購入など、テレワークは作業環境の整備にコストがかかるのも事実です。
社員に全て負担させるのではなく、使用するものの現物支給や光熱費や備品購入にあてる一時的な手当を支給するなど、細かなルールを定めておくといいでしょう。

労務管理は各種管理、コミュニケーションツールを活用

テレワークで最も課題とされるのが「労務管理」。「労務管理」は従業員の労働時間・残業時間といった勤怠に関する管理、健康保持などの対策を行います。出退勤の記録や、勤務状況などを把握するためには勤怠管理ツール、円滑なコミュニケーションを図るためにはチャットツールを活用するなど、各種ツールの導入も労務管理に役立ちます。また、労働時間のルールや管理方法、人事評価の方法を明確化するなど、社内における対策も行いましょう。

メンタルケアにも配慮を

テレワークの導入は、仕事はもちろん生活スタイルが大きく変わり、それにストレスを感じる社員も出てきてしまうケースもあります。
コミュニケーションが希薄になりやすい傾向もあるため、定期的な対面・オンラインでの面談を設けるなど、コミュニケーションをとりやすい環境づくりにも取り組む必要があります。

テレワークの導入費用削減のための助成金活用方法

テレワークの導入費用を削減したい場合は、助成金の活用も一つの手段です。
代表的なものでは、厚生労働省の「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」があり、デジタル機器導入などの経費にかかる30％が支給されるため、初期投資のコストを抑えることも可能です。生産性の向上が認められると支給額がアップするといったメリットもあります。

テレワークに関する補助金は数多くありますが、近藤商会でも「テレワーク導入支援サービス」や「補助金・助成金診断サービス」などを行っているため、助成金活用を検討してみましょう。

まとめ|テレワーク導入は目的を明確に、導入方法や課題の見極めを！

テレワーク導入は社内体制や社員の仕事への向き合い方を大きく変えます。何のためにテレワークを導入するのか目的を明確にすること、導入までに検討が必要なことやプロセスを把握するなど、下調べや事前準備も大切です。
導入後に大きな混乱を招かないためにも、本導入に向けて準備をしっかりと進めましょう。

テレワーク導入のサポートなら「近藤商会」

近藤商会では、テレワークの導入やセキュリティ対策はもちろん、テレワーク支援のための根本的な業務の見直し等を行っております。お客様の状況に合わせ、業務改善につながる最適なプランを提案させていただきます。

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