中小企業のためのBCP災害対策マニュアル作成ガイド
近年、地震や水害、感染症のパンデミックなど、企業の事業活動を脅かすリスクは多様化・深刻化しています。そんな中、「BCP（事業継続計画）を策定するように」と指示され、何から手をつければ良いか分からず頭を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。BCPは、万一の事態に会社と従業員を守り、事業を早期に復旧させるための重要な羅針盤です。この記事では、専門知識がない方でも安心して第一歩を踏み出せるよう、公的な雛形を活用したBCP災害対策マニュアルの作り方を3つのステップで分かりやすく解説します。
まずは基本から｜BCPと「防災計画」の違いとは？
BCP策定を進める前に、よく似た言葉である「防災計画」との違いを理解しておくことが重要です。この違いを理解することで、BCPがなぜ「経営課題」として重要なのかが見えてきます。
- 防災計画の目的: 従業員や顧客の人命の安全確保、そしてオフィスや設備といった物的資産の保護が主な目的です。「守り」の計画と言えるでしょう。
- BCPの目的: 人命や資産を守ることはもちろん、それに加えて、中核となる事業をいかに継続させ、目標時間内に復旧させるかという「事業継続」が最大の目的です。「守り」に加えて「攻め（事業復旧）」の視点を持つ計画です。
例えば、地震でオフィスが被災した場合、防災計画では「従業員の避難、安否確認」がゴールになります。一方でBCPでは、その先の「代替拠点で業務を再開する」「重要データを復旧させて取引を止めない」といった、事業を止めないための具体的な手順までを定めます。このように、BCPは単なる災害対策ではなく、企業の社会的責任を果たし、顧客からの信頼を維持するための重要な経営戦略なのです。
【3ステップで解説】BCP災害対策マニュアルの作り方
それでは、実際にマニュアルを作成する手順を見ていきましょう。ここでは、多くの中小企業にとって最も参考になる中小企業庁の「BCP様式類（記入シート）」をベースに、3つのステップで解説します。
まずはこの流れに沿って進めることで、自社だけのマニュアルの骨子が出来上がります。
ステップ1：基本方針の決定
最初に決めるべきは、「何のためにBCPを策定するのか」という基本方針です。ここがブレると、マニュアル全体が曖昧なものになってしまいます。
- 基本方針の明確化
なぜBCPに取り組むのか（例：従業員とその家族の生活を守るため、顧客への供給責任を果たすため）を言語化します。 - 中核事業の特定
すべての事業を同じように守ることは困難です。万一の際に「これだけは絶対に止められない」という中核事業を特定し、優先順位をつけます。 - 復旧目標時間の設定
その中核事業を、いつまでに（例：72時間以内）、どのレベルまで（例：通常の80%の生産量）復旧させるのか、具体的な目標を設定します。
ステップ2：必須項目の洗い出しと記述
基本方針が決まったら、マニュアルの具体的な中身を肉付けしていきます。中小企業庁のテンプレートには、以下の必須項目が含まれています。それぞれの項目で「自社の場合はどうするか」を具体的に考えていきましょう。
- 緊急時の体制
誰が指揮を執り、各部門はどのような役割を担うのか。明確な指揮命令系統を定めます。 - 安否確認
従業員の安否をどのように確認するか（例：ビジネスチャット、安否確認システム）。 - 重要情報のバックアップ
顧客データや設計図など、事業継続に不可欠なデータのバックアップ方法と復旧手順。 - 代替手段の確保
- 拠点：本社が使えない場合の代替オフィスや工場は？
- 設備：必要な機械やPCをどう調達するか？
- 仕入先：主要な仕入先が被災した場合の代替調達先は？
- 資金繰り：緊急時に必要となる資金の確保策。
ステップ3：具体的な記述と整理
各項目について、「誰が」「いつ」「何をするか」を具体的に記述します。ここでのポイントは、平易な言葉で、分かりやすく書くことです。緊急時に誰もが参照するマニュアルだからこそ、専門用語や曖昧な表現は避けましょう。 例えば、「重要データをバックアップする」と書くだけでなく、「経理部長は、毎週末に顧客データをクラウドサーバーZにバックアップし、その完了を総務部長に報告する」というレベルまで具体化することが理想です。
マニュアル作成でつまずかないためのポイントと注意点
マニュアル作成に着手したものの、途中で挫折してしまうケースは少なくありません。現場での経験から言えば、つまずく企業にはいくつかの共通点があります。
- 完璧を目指しすぎない
最初から100点満点の完璧なマニュアルを目指すと、膨大な作業量に圧倒されてしまいます。まずは中小企業庁の入門コースのようなシンプルな形からで構いません。「まずは60点で完成させ、継続的に改善していく」という意識が重要です。 - 現場の実態と乖離させない
机上の空論でマニュアルを作っても、いざという時に役立ちません。例えば、「代替拠点はA支店とする」と決めても、実際にA支店で業務ができるだけの設備や人員体制がなければ意味がありません。各部門の現場担当者を巻き込み、実現可能な計画を立てることが不可欠です。 - 「もしも」を具体的に想像する
「地震が起きたら」という漠然とした想定ではなく、「金曜日の午後2時、震度6強の首都直下地震が発生し、本社ビルは使用不可、公共交通機関は全て停止」のように、具体的なシナリオをいくつか設定してシミュレーションしてみましょう。そうすることで、計画の穴や課題が見えてきます。
自社だけの策定は難しい？専門家への相談という選択肢
ここまで読み進めて、「思ったより大変そうだ」「自社のリソースだけで、本当に実用的なマニュアルが作れるだろうか」と感じた方もいらっしゃるかもしれません。それは当然の感覚です。 特に、事業インパクト分析（どの事業が停止するとどれくらいの損失が出るか）や、具体的な代替生産計画の策定などは、専門的な知識や客観的な視点がなければ難しい部分です。
そのような場合、BCP策定を支援する専門家へ相談することも有効な選択肢です。 専門家を活用するメリットは以下の通りです。
- 客観的な視点
社内の論理だけでは気づけないリスクや課題を、第三者の視点から洗い出してもらえます。 - 豊富なノウハウ
他社の事例や最新の動向を踏まえ、より実効性の高い計画を策定できます。 - 工数の削減
担当者が本来の業務と並行して策定を進める負担を大幅に軽減できます。
BCP策定は、一度きりの作業ではなく、継続的な改善が求められる取り組みです。その第一歩を確実なものにするために、専門家の力を借りることを検討してみてはいかがでしょうか。
BCP策定に関するお悩みは近藤商会のBCP策定支援からご相談ください。
作って終わりはNG！BCPを「生きたマニュアル」にする運用方法
立派なマニュアルを策定しても、書棚の肥やしになってしまっては意味がありません。BCPは「作ってからがスタート」です。策定したマニュアルを、いざという時に本当に役立つ「生きたマニュアル」にするためには、以下の2つの活動が不可欠です。
１．教育・訓練の実施
マニュアルの内容を全従業員に周知し、いざという時に行動できるよう訓練を定期的に実施します。
- 安否確認訓練
定期的に安否確認システムや連絡網を使ったテストを実施する。 - 机上訓練
具体的なシナリオに基づき、マニュアルを見ながら対応手順を確認・議論する。 - 代替業務訓練
実際に代替拠点で業務を行ってみる。
２．定期的な見直し・更新
事業内容や社会情勢の変化に合わせて、マニュアルも常に最新の状態に保つ必要があります。
- 見直しのタイミング
最低でも年1回。その他、事業内容の変更、拠点の移転、新たなリスク（例：新型感染症）の発生時など。 - 見直しのポイント
訓練で見つかった課題や、新しく導入したシステムなどをマニュアルに反映させる。
これらの運用を継続することで、BCPは単なる文書から、企業の危機対応能力そのものへと進化していくのです。
まとめ
本記事では、BCP災害対策マニュアルの作り方を、基本知識から具体的な作成ステップ、そして運用方法まで解説しました。重要なのは、防災計画との違いを理解し、中小企業庁の雛形などを参考に、まずは最低限で作成を開始し、訓練と見直しを通じて継続的に改善していくことです。BCPは、緊急時のためだけでなく、自社の強みや弱みを再認識し、経営体質を強化する絶好の機会でもあります。この記事が、あなたの会社の未来を守る第一歩となれば幸いです。より確実で本質的な事業継続力強化を目指すなら、専門家への相談もご検討ください。
参照・引用元一覧
中小企業庁
https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/
https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/bcpgl_download.html