事例紹介

幼保連携型の認定こども園から高校・短期大学まで、一貫した建学精神を軸に、教育関連事業を幅広く展開している学校法人 函館大谷学園様。今回は、近藤商会が手がけた基幹システムのクラウド化やインフラ整備などの支援によって、働き方にどのような変化があらわれたかをインタビューしました。

社内サーバーやデスクトップパソコンが業務効率化の足枷に

お話を伺った函館大谷学園の樋口局長（左）と小町様（右）。

──この度はインタビューにご協力いただき、ありがとうございます。さっそくですが、近藤商会にご相談をいただいた当初、函館大谷学園様では、どのような課題を抱えていたのでしょうか？

樋口局長「学校法人会計や校納金などの業務システムや共有文書を保管しているシステムは、すべて事務所内に設置されたサーバーとパソコンで稼働していました。そのため、必ず行わなければならない処理後のバックアップやプログラムのメンテナンスが負担になっており、煩わしく感じることがありました。大事には至りませんでしたが、サーバーに障害が発生したこともあり、漠然とですが、IT環境全体を見直す必要があると感じていました」

──特定のサーバーやパソコンでないとできない業務があると、働き方や働く場所も限られてしまいますね。

小町様「そうですね。特定の業務は出勤しなければできない環境だったので、担当の職員が体調不良等で休んでしまうと業務が滞っていました。昨今の時勢の影響もあり、テレワークができる環境整備も必要だと考え、まずは、近藤商会のオフィスツアーに参加しました」

──近藤商会のオフィスツアーに参加されて、いかがでしたか？

樋口局長「近藤商会のオフィスツアーに複数の職員と参加させていただき、実践されている様々な働き方を紹介してもらいました。事務所内にサーバーを設置しないシステムの優位性や情報共有ツールの活用など、業界は違いますが参考になることがたくさんありました。特に、遠方に点在する施設と必要な情報を時差なく共有できる仕組みやクラウドシステムを利用した在宅勤務など、場所にとらわれない働き方を実施していることを知り、我々も実現したいと考えました」

小町様「当法人では『決まった席で、決まった業務を、決まった人が』というのが当たり前だったので、フリーアドレスで自由に働く場所を選んで、業務に取り組んでいる様子が印象的でしたね」

──その後、函館大谷学園様が抱えていた課題や業務内容、ご要望に合わせて近藤商会から提案をさせていただきました。提案から実施までは、どのように進みましたか？

樋口局長「オンラインを活用しての打ち合わせやデモンストレーションでストレスなく進みました。当法人では、オンライン会議もほとんどしたことがなかったので、打ち合わせ用の機材を貸してもらうこともできて大変助かりました。 サーバーで稼働していた業務システムのクラウドシステムへの移行に関しても我々の手間は一切かからず、通常の業務が遅れることもありませんでした」

効率的な情報共有や必要に応じたテレワークを実現

──基幹システムのクラウド化やインターネット環境の整備、グループウェアの導入によって、業務効率に変化はありましたか？

樋口局長「それまで利用していたインターネットの接続環境には不安定な部分があったので、業務システムのクラウド化に合わせて、通信インフラの見直しも合わせて提案してもらい、実施しました。当たり前の話ですが、いくら高性能なパソコンを導入してもインターネットが遅く、不安定であれば意味はありません。特にクラウドシステムの利用にあたっては、インターネット接続環境の見直しは必要不可欠だったと感じています。業務の効率化には、効果てきめんでした」

──今回の環境整備は、働き方にも影響を及ぼしたのでしょうか？

小町様「これまでは特定のパソコンでしか行えなかった会計業務や勤怠管理がクラウド化されたこと、そして、持ち運べるノートパソコンに変わったことで、本部メンバーはテレワークにも対応できるようになりました。個人的なお話ですが、私は普段の通勤は車で10分ほどなのですが、雪が積もると1時間近くかかることもあり、業務がひっ迫してしまうこともありました。業種の特性上、すべての業務をテレワークにすることはできませんが、その日の業務内容に合わせて働く場所を選べるようになったことは大きな変化だと思います。業務量が増える時期こそ計画的に仕事を組み立て、在宅勤務を組み合わせることで効率は上がると思います。できた余裕をどう有効に活用するか、色々なことにチャレンジできそうです」

──近藤商会では、函館大谷学園様の情報セキュリティ対策もサポートしています。今回のシステム導入に合わせて、事務職員や管理者の方に向けてセミナーを実施させていただきましたが、反響はいかがでしたか？

樋口局長「事務所内のサーバーで保管している情報を守るという考え方から、クラウドシステムへ移行したことによって情報資産の守り方が変わります。ID・パスワードの管理やUSBメモリの利用方法をはじめ、メールやWebサイトの閲覧など、あらゆる場面におけるリスクを理解する必要があると感じました。今後も、職員研修や教育の必要性を感じていますので、引き続き力を貸してほしい分野です」

──ありがとうございます。最後になりますが、業務効率化・働き方改革における今後の展望を教えていただけますか？

樋口局長「当法人は複数の教育機関を展開しているので、講習や打ち合わせなどで拠点を移動するために、往復で3時間かかることもあります。しかし、近藤商会から遠方のパソコンを遠隔操作する方法を教えてもらったことで、大幅な時間短縮を実現することができました。このように、業務効率化につながるツールを上手く活用しつつ、組織全体にその効果を波及していけるように、人と人とのつながりを意識して取り組んでいきたいと思います」

函館大谷学園様の課題に合わせた解決策の提案により、ワークフローや働き方の改善を実現することができました。今後も、すべての職員の方がモチベーション高く、快適に業務に取り組めるよう、誠心誠意サポートしてまいります。